浅谈学校档案管理工作的问题及对策

济宁市育才中学陆卫歌

档案管理工作是学校的一项基础性工作，档案，对于了解学校的整体状况，教育教学质量的分析，教科研的研究，有着十分重要的作用。学校的各级领导都要以战略发展的眼光和现代化管理的观念正确认识档案工作的深远意义，采取有力措施，保证档案工作的顺利开展。

中小学学校档案工作存在的主要问题。目前学校档案管理工作中存在的问题从学校档案工作的实际状况看，滞后于教育教学的发展水平，学校的档案管理工作无法同日益发展的教育、教学、教科研工作相适应，重教轻档的现象普遍存在。首先是宣传不到位，档案意识不强。说起档案，有的人只是片面地理解为人事档案、党政类文书档案，在实际工作中，加强对人事档案、党政类档案的收集、保管，而忽视了各职能部门业务档案的收集、管理。其次是文书档案分散在各处室，没有实行集中统一管理各职能部门形成的文书资料，如教育处的学籍档案、教务处的教学档案、总务处的会计档案、基建档案等分散在各处室，处于一种原始状态，无专人负责文书档案的收集、归档，致使材料零乱分散，残缺不全，保管条件差。从学校这些年的工作实际来看，利用档案最多的是在各种创先争优达标升级工作上迎接的各种检查中，为迎接检查、验收、学校上下齐动员，整理出不少宝贵的资料，验收完毕后，则束之高阁。这些宝贵的资料听之任之，从长远来看，这是一种资源的浪费，档案管理现状令人堪忧。第三是管理体制和管理方式上存在问题。在管理体制上，出于有些材料同时属于教学档案和人事档案的范畴，如奖惩材料入学登记卡等，致使出现多头管理、相互依靠的现象。在管理职责上哪些问题由主管部门管，哪个问题由档案部门管其职责不清，管理人的不管档，管档的不管人，甚至出线脱节现象，无法保证档案内容及有关材料准确归档，在利用中，本来是档案部门提供的档案证明材料，确有业务部门行驶证明权利。

做好学校档案工作的措施。学校档案管理是学校管理的一项重要措施，充分发挥其重要作用，使之更科学、更合理地为师生服务，为人才的培养和输送作出其应有的社会价值，我们必须注意克服存在的问题，采取相应的对策，主要应做好以下几项工作。1、提高认识，加强领导，理顺管理体制。组织全体教职工认真学习《档案法》提高全员档案意识和法治观念。强化宣传，利用各种会议和黑板报，宣传文件材料收集，加强档案管理的重要意义，增强全员的档案意识；建立健全文件材料收集、归档制度，明确要求。健全领导体制，从组织上保证档案工作的顺利开展。建立综合档案室，改变过去分散管理为集中管理，多室保管为一室保管。2、加强队伍建设提高整体素质。加强政治思想教育和职业道德教育，使广大档案工作者在提高思想觉悟的同时，努力学习档案业务知识，立足本职岗位兢兢业业。增加智力投资定期开展业务培训，加强档案人员自身业务建设。一方面学习档案专业知识理论，另一方面学习现代化管理知识和先进技术设备的操作技能，更新知识，提高管理水平，使学校档案工作跟上办公自动化步伐。3、抓好收集，加强管理。档案的收集工作是档案管理工作中的一项基础性工作，它关系到学校档案的齐全完整和开发利用等，必须认真对待这一项工作，改变过去档案部门“坐等代收，守摊待用”的传统作风。学校的档案部门要针对档案材料来源广、范围大的特点，主动上门服务，跟踪收集，把反映学校主要职能活动和历史面貌的教学、教研、党政管理、基建、财务、声像、实物等各方面的重要材料都收集起来，归档保管，通过分类整理，把大量分散的档案资料进行加工、分析、归纳、集中，从中找出规律的资料和数据，变死档案为活的信息，为当前开展教学科研和各项管理工作服务，为进一步发展和改进教育工作提供参考与借鉴，为编史修志服务。

总之，档案管理应紧紧跟上时代步伐，用改革的思维，改革的力度解决档案管理工作的问题。

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