破解查阅档案难题 满足群众档案需求

6月9日是国际档案日。提高档案资源的利用效率，最大限度地满足社会各方面对档案资源的利用需求，充分发挥档案工作“记录历史、传承文明、服务社会、造福人民”特殊作用，实现档案的最大社会效益，是新形势下做好档案工作的重要内容。

2012年，全市12家档案馆接待各类档案利用者28948人次，提供利用档案52730卷次。大多数人查到了他们需要的档案，档案馆给他们出具了相关证明。但也有一部分人没有查到他们预期的档案，失望而归。由于档案馆保管的档案并不产生于档案馆，而是由全市各机关及其所属单位按照《中华人民共和国档案法》和《档案馆工作通则》的规定，移交给档案馆的。因此，查档实践中遇到的查不到档案的现象主要原因有：一是有的企业单位没有把工人的工资调整、工种安排等档案向档案馆移交。二是有的档案书写不规范，加上天长日久，保管不善，字迹洇灭褪变不易辨认，同时，档案馆在实施计算机录入时，也有笔误现象，这在客观上增加了查找不便或查找不到的可能。三是有的档案利用者所需的证明材料并没有形成档案，当然，在档案馆就查找不到。

如何提高查档的“命中率”，让档案更好地服务社会、造福人民呢？个人认为应在以下几方面采取有效措施，切实解决查档难的问题。

第一，要转变思想观念。按照国家档案局提出的要求，坚持以人为本的核心，在档案资源建设中更加重视涉及人的档案特别是民生档案的价值，把它们列入机关和企事业单位归档范围和档案馆接收范围，延长其保管期限，让档案资源体系真正覆盖人民群众、覆盖城乡居民；在档案利用中更加重视人民群众的利用需求，更多为基层单位、弱势群体、偏远居民、特殊人群着想，进一步拓宽利用形式、简化利用手续，让档案利用体系真正方便人民群众；在档案工作中更加注重人的工作，注重档案工作者队伍建设，用一切办法调动档案工作者的积极性和创造性，提高档案工作者的能力和素质。转变重事轻人、重物轻人、重典型人物轻普通人物的传统观念和认识，要重视所有涉及人的档案的价值，将这些档案（包括职工录用、转正、任职、调资、定级、调动、退休等）保管期限延长为“永久”，并按照规定向档案馆移交，努力建立覆盖人民群众的档案资源体系；转变重机关团体利用、轻个人利用，重为机关团体服务、轻为群众服务的传统观念和认识，努力建立服务人民群众的档案利用体系，确保档案及时有效地服务社会；转变重保管轻利用、重保密轻开放的传统观念和认识，要合理放宽对利用者的限制，简化手续，改善服务，使依法应开放的档案全部开放，以满足人民群众日益增长的档案利用需求。

第二，要提升管理水平。依托现代信息技术加快建设以服务为主导的档案信息化体系，着力解决“档案管理水平与社会各界对档案信息需求”这一根本矛盾。一要持续开展传统档案数字化工作。按照社会需求开展信息化，档案馆要把数字化作为主要业务，把社会急需、群众急需的档案优先数字化，实施“数字化带动”战略。二要建立健全档案目录数据库。组织人力将档案馆内所有涉及人的档案的目录全部输入计算机，实现信息化网络检索。市档案馆目录数据库内现有案卷级目录7.3万条，文件级目录119.9万条，人名信息83.7万条，网上可供检索的开放档案文件级目录6.85万条，数据库建设位列全省前茅。三要建立档案信息社会共享平台。建设涵盖全市档案馆（室）藏档案分布式、规范化、可共享的档案目录管理系统，实现以市档案馆为中心、县区档案馆为支撑的联网体系，实行资源共享，扩展服务范围，提高远程服务能力，满足人民群众查阅利用已开放档案和已公开政府信息的需求。如果实现市、县区档案馆联动，多方查找，一定会破解许多查档难题。

第三，提高服务效率。针对档案馆和档案工作者存在问题，采取有效措施，强化服务意识，改进服务方法，提高服务能力，最大限度地满足社会各方面对档案资源利用的需求。一要强化素质能力。档案馆工作者要有全心全意为人民服务的热心、诚心，还要有全心全意查找档案的细心、专心，一方面要熟悉档案馆藏档案资料，做到“心中有数”，另一方面要熟悉机关企事业单位的演变情况，要帮助档案利用者分析档案利用过程中的情况，理清查找线索，明确查找方向，解决查档难题。二要丰富馆藏资源。破解查档难题最根本的方法是不断丰富馆藏，改善档案结构。切实贯彻落实国家档案局第9号令，把经济社会发展过程中所形成的大量档案资源全部接收进馆，特别要加大接收与老百姓生产、生活密切联系的各类档案资料的工作力度，以满足社会各方面日益增长的对档案资源利用的需求。三要改善服务条件。综合运用传统服务方式与现代服务方式，改进落后的手工检索方式，运用现代化检索系统，迅速、准确地提供档案利用。创造条件将开放档案目录植入“芜湖档案信息网”，逐步实现档案利用远程服务。

党的十八大报告指出，在改善民生和创新社会管理中加强社会建设，要多谋民生之利，多解民生之忧，解决好人民最关心最直接最现实的利益问题。这不仅确定了我国改革发展关键阶段社会建设的重点内容和战略目标，同时，也为档案工作服务经济社会发展大局进一步指明了前进方向。各级档案部门和广大档案工作者要切实提高对档案服务民生的重要性和紧迫性的认识，增强工作的主动性和创造性，把做好查档服务民生工作作为档案部门贯彻党的十八大精神和落实科学发展观的重要措施来抓，将满足人民群众的档案需求上升到全心全意为人民服务这一根本宗旨的高度来认识，为全市经济社会又好又快发展作出新的贡献。

（作者单位：芜湖市档案局）

档案小知识

1、国际档案日：1948年6月9日，在联合国教科文组织的主持下成立了国际档案理事会。为了庆祝国际档案理事会成立60周年纪念日，2007年11月，国际档案理事会成员在加拿大魁北克举行的年度会议上投票决定，将每年的6月9月定为国际档案日。

2、国际档案理事会：于1950年8月22日在法国巴黎召开的第一届国际档案大会上正式成立的。它是一个由档案机构和档案人员组成的具有广泛代表性的非政府间的国际专业组织，也是档案发展方面唯一的国际性咨询机构，其宗旨是通过国际合作，促进档案学发展，保护人类的档案遗产不受损害，鼓励人们利用和研究档案，协调档案管理的国际活动。其总部设在法国巴黎，目前已有174个国家和地区的约1700名会员参加该组织。

3、第六届“国际档案日”标志：为了庆祝第六届“国际档案日”，国际档案理事会于近日发布了本届“国际档案日”的标志（如图）。借此机会，国际档案理事会再次对外呼吁：通过组织“国际档案日”的宣传系列活动，让公众了解到档案的重要性——档案是公民权利和身份的象征；让决策者意识到规范的档案管理的优势性——档案是良好治理和有序发展的根基；让公共领域和私人领域知晓对档案的长期保存并提供利用的必要性；让档案馆中保存的那些独特、珍贵、稀少的档案进入到更为广泛的公众视线之中；让人们认知到身边档案馆的存在，并提升档案馆的对外形象。

第六届“国际档案日”标志

4、档案：是指过去和现在的国家机构、社会组织以及个人从事政治、军事、经济、科学、技术、文化、宗教等活动直接形成的对国家和社会有保存价值的各种文字、图表、声像等不同形式的历史记录。

5、档案的作用：（一）档案是政治斗争的必要手段；（二）档案是公民、法人和其他社会组织维护合法权益的法律凭证；（三）档案是生产建设活动参考依据；（四）档案是科学研究的可靠资料；（五）档案是宣传教育文化建设的生动素材；（六）档案是社会管理的查考凭据。

6、档案行政管理部门的职责是：（一）贯彻执行有关法律、法规和国家有关方针政策；（二）制定本行政区域内的档案事业发展计划和档案工作规章制度，并组织实施；（三）监督、指导本行政区域内的档案工作，依法查处档案违法行为；（四）组织、指导本行政区域内档案理论与科学技术研究、档案宣传与档案教育、档案工作人员培训。

7、档案馆的工作任务：中央和地方各级国家档案馆，是集中保存、管理档案的文化事业机构，主要工作任务有：（一）收集和接收本馆保管范围内对国家和社会有保存价值的档案；（二）对所保存的档案严格按照规定整理和保管；（三）采取各种形式开发档案资源，为社会利用档案资源提供服务。按照国家有关规定，经批准成立的其他各类档案馆，根据需要，可以上述工作任务。

8、档案工作人员职业道德规范：热爱祖国，奉献社会；忠于职守，爱岗敬业；守护记忆，维护史实；齐全完整，确保安全；传播信息，服务社会；遵守法纪，严守秘密；钻研业务，协作创新。

9、公民在档案事务中的权利和义务：（一）个人所有的档案有处置的权利；（二）享有公布个人所有档案的权利；（三）有利用档案的权利；（四）公民有保护档案的义务；（五）有保障档案安全的义务。

10、如何利用档案：《档案法》规定，国家档案馆保管的档案，一般应当自形成之日起满三十年向社会开放。档案馆应当定期公布开放档案的目录，并为档案的利用创造条件，简化手续，提供方便。公民利用档案的方法：（一）凭介绍信、身份证等有效证件进行查阅登记；（二）现场查看检索目录，查找你需要的档案；（三）根据目录申请调阅档案；（四）对档案部分内容进行摘抄或复制；（五）填写一份查阅结果反馈意见，方便档案馆进行统计，改进工作。

11、《档案法》所禁止的行为：（一）损毁、丢失属于国家所有的档案的；（二）擅自提供、抄录、公布、销毁属于国家所有的档案的；（三）涂改、伪造档案的；（四）擅自出卖或者转让档案的；（五）倒卖档案牟利或者将档案卖给、赠送外国人的；（六）不按规定归档或者不按期移交档案的；（七）明知所保存的档案面监危险而不采取措施，造成档案损失的；（八）档案工作人员玩忽职守，造成档案损失的。

□沈  云

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