浅谈电算化会计档案保管和优化措施菏泽市财政支付中心徐涛

来源:牡丹晚报 2017-03-03 10:40 https://www.yybnet.net/

摘要：会计电算化是会计工作适应信息时代发展的必然结果，会计电算化下的会计档案在管理模式和应用手段上无论是主观或者客观方面都有了新的要求。本文就电算化会计档案保管与应用中存在的问题，提出几点优化措施。

电算化会计档案与传统会计档案的区别

《会计档案管理办法》规定的电算化会计档案除传统意义上的记账凭证、会计账簿、会计报告及说明外，还包括会计电算化电子数据、会计软件资料、系统说明文档、版本信息，保存数据所需要的磁带、磁盘、光盘、微缩胶片、U盘、云盘、网络中存贮、交换、传输、输出介质等。由此可见，电算化会计档案的内容与传统的会计档案相比有了相当程度的扩展，具有很大不同。主要表现为：

形成机制不同。传统的会计档案主要是手工形成的，电算化会计档案主要是计算机辅助形成的，具有快速高效、准确灵活的特点。

存贮介质和存贮形式不同。电算化会计档案是计算机辅助会计工作形成的数字档案，全部档案信息存贮于特定介质中，必须严格防火、防潮、防尘、防热、防磁、防冻。

管理模式不同。与传统档案管理相比呈现出许多新特点，电算化会计档案的管理、利用、输出、审核等更加简洁、快速、高效。

利用手段不同。会计电算化下会计档案实行的是纸质档案与数据存贮介质档案并存的管理模式，电算化会计档案的载体不仅是通过打印输出的传统意义上的文本信息，更重要的是还有特定的存贮介质。存贮介质受磁场、有害气体、灰尘、温度、湿度等影响较大，实行电算化的时间越长，会计档案与财务软件的版本和种类就越多，客观上要求科学、系统、规范地管理和利用。

安全机制不同。电算化会计档案是信息时代的产物，档案的管理存在一定的非实物形态，这和传统纸质会计档案在丢失毁损时能够被及时发现有着很大区别。

电算化会计档案保管中存在的主要问题

管理意识有待加强。由于电算化会计档案管理人员受传统会计档案管理方式影响，管理方式陈旧，管理意识淡化，不能满足会计电算化档案管理新的需求。

保管制度不够健全。很多单位认为会计电算化仅仅是数据处理工具的变化，对电算化会计档案的收集、管理、查阅、销毁等仍停留在传统方式上，没有对会计电算化信息系统档案保管人员的职责作出相应的新的规定，亟待健全并完善。

人员业务素质有待提高。电算化会计档案从收集到归档的过程，需具备较为专业的计算机操作技能。

会计电算化系统存在安全隐患。会计电算化系统尽管功能强大、技术先进，但仍存在一定缺陷。

环境适应性有待加强。

电算化会计档案保管的优化措施

为提高电算化会计档案管理的安全性，必须加大对计算机硬件设备与软件技术应用的投入力度，建立健全电算化会计档案归档制度、保管制度、定期备份与维护制度以及分权限调用制度等。现提出以下优化措施：

建立健全管理制度。实行会计电算化后，会计档案有了很大拓展，适应电算化会计档案的新要求，必须建立健全档案的归档、保管、借阅、备份及维护管理制度。

加强对档案管理人员的培训。实行会计电算化，必须通过培训不断提高会计人员和计算机专业技术人员的计算机操作能力，有效保证会计电算化的正常运行。

优化应用安全环境。建立预防病毒和黑客的安全措施，加强对计算机病毒的预防、检测以及杀毒工作，定期对系统安全性进行检测，排除安全隐患。