普通中学档案管理工作漫议

济宁市育才中学陆卫歌

学校档案是学校各种门类档案的总称，它是学校从事教育、教学、教研、教学管理、党政管理以及其他各项活动直接形成的历史记录，也是督导评估必不可少的资料。现结合本人对学校档案管理工作的长期体验谈几点看法。

学校的档案是为学校出谋划策提供依据和信息的，是反映学校历来教学成果的真实记录。档案工作是一项系统的信息工程，档案的开发、整理、积累、利用日益重要。实践证明，重视档案资料的收集、整理和保管，把档案信息资源开发出来，提高利用率，为学校的教学改革发挥重要的作用。要想使学校档案工作再上一个台阶，首先要把学校档案管理纳入学校工作议事日程中去。学校通过多种形式学习、宣传档案法规，使大家都意识到档案工作的重要性。档案工作在全校教学各方面起了很大作用。利用学校档案，为社会和各方面提供毕业生原始的学籍信息和学历证明。校档案工作人员还把学校历年来在各种科研、教学和体育竞赛中所取得的实物档案材料（包括匾、奖牌、荣誉证书、奖杯、锦旗及其他实物如台钟、台镜、照片等）整理归档。以上这些档案材料的收集归档，对提高学校知名度和开展对外宣传都能起到促进作用。

热情主动提供服务是开发利用档案信息资源的必备条件，开发档案信息资源，为中学教改服务。档案信息资源开发与利用，既要坚持按规章办事，又要注意改善服务态度，提高服务质量，做到热情、主动、准确、迅速。既要热情主动地提供服务，又要健全和熟悉档案资料，注重档案的收集质量，提高档案的利用率，还应对利用效果的反馈信息进行综合性的分析、研究，找出工作中的不足，以科学的态度，把中学档案信息资源的开发工作做得更好，使之发挥更大作用。

档案是重要的信息资源，开发档案信息资源重在“开发”，开拓收集范围、多渠道提供利用，是开发档案信息资源的主要手段，克服档案原件不被广泛系统利用的缺点，做到广角度、多层次地收集，建立纵向与横向收集工作网络。开发有效信息，提高利用率。

学校的档案主要来源于学校支部、行政、教务、教研、政教、团委、电教、总务和班级等。但学校档案不同于一般的文献资料，它是学校中的组织和个人直接使用原始文件材料的转化物，不是随意或事后编写出来的。它可以分为以下两大类：（一）党政管理类，主要包括学校党、团（少先队）、工会、行政等部门的工作计划、总结、各种会议记录、会议文件、决定、报表等工作活动中形成的文件材料。（二）教学工作类，在教学管理、教学实践和教学研究等活动中形成的文件材料及教师业务考核记载。以上各类系指归档范围，归档的文件材料包括纸质、照片、录像（录音）带等各种载体形式。因此，学校档案能从不同角度和不同层次反映出学校各方面的历史真实面貌，在评估工作中能发挥凭证参考作用。教学评估工作是一项政策性很强的工作，必须以大量的原始档案资料为基础。在评估调查工作中，档案部门（室）要与各有关处室密切配合，通过收集、鉴定、整理、保管等环节形成学校教学工作中有依据作用的档案材料，提供评估专家组所需要的各种信息。所以，教学评价必须依赖于档案，并以档案为可靠的依据。

学校档案分类要从学校的实际出发，结合科学分类原则，从而整理出高质量的档案。一般来说，在设置档案类目同时，可划分八个一级类目，即文书、教学、科技、实物、声像、软件、会计、教师业务等档案。（1）文书档案主要指学校支部行政管理方面的材料；（2）教学档案真实完整，系统地反映了教学活动的特点和规律在学校教学活动过程中，具有重要的利用价值，它是学校各类档案最丰富的，主要是学生学籍卡、学生毕业证书存根等；（3）科技档案是学校基建，如图纸说明等教学设备仪器和教研成果的档案综合；（4）实物档案包括锦旗奖杯奖状纪念品（如匾、额等）；（5）声像档案包括照片、录音、录像等；（6）软件档案包括磁卡、光盘、移动存储盘等；（7）会计档案包括财务报表账本、凭证等；（8）教师业务档案，它可以用来衡量教师个人的业务水平，主要收集了个人的科研论文等奖绩及各类职评材料等，一人一袋。

学校档案是学校管理工作的重要组成部分，是衡量学校管理水平的标志之一，各中学学校必须把档案工作纳入学校整体发展规划，把档案工作作为学校评估的一项内容，加强对档案工作的领导。

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