济宁公安:档案管理实现提档升级

□本报记者尹彤

本报通讯员侯宪锋刘军

济宁公安档案管理以科学化管理规范单位创建为主要抓手,围绕“组织领导和制度建设、档案资源建设、档案信息化建设、档案安全保障、档案服务利用和档案工作创新”六大方面,实施项目化管理,在“制度化、规范化、科学化、信息化、人才化”方面有了明显提升,有力地推动了济宁公安档案工作提档升级。

去年,济宁市公安局及市中分局、任城分局、汶上县局、金乡县局、曲阜市局南关派出所等6个单位获评山东省档案工作科学化管理示范单位；高新、兖州、邹城、泗水、微山、嘉祥等6个县市区局及39个派出所、1个交警大队获评山东省档案科学化管理先进单位,济宁公安档案科学化管理规范单位创建工作取得历史性突破。

创新立卷归档管理体系

济宁市公安局高度重视档案管理工作,成立了档案管理工作领导小组,将档案管理工作纳入党委议事日程,列入市公安局考核项目,实施重点推动,在机构设置、人员配备、库房建设、业务建设、所需经费等问题上加强调研,及时研究解决工作中遇到的困难和问题。先后举办了济宁市公安机关档案工作座谈会、档案信息化建设培训班、档案工作科学化管理培训班,并10余次到县市区举办培训班。

进一步完善了与工作相适应的档案工作管理体系,将档案工作纳入年度考核,加强监督指导,并积极组织开展档案归档检查、学习、评比和经验交流活动。其中,微山县公安局加大申报测评工作组织力度,积极组织各派出所参与创建活动。市中、任城、曲阜、金乡、汶上等地在省档案局组织的科学化管理测评工作中,局长亲自作工作汇报,充分体现了对测评工作的重视和支持。

为推进档案管理工作,市县两级公安机关均建立了文书、科技、会计、人物、专业、照片、声像、实物、重大活动等各门类档案,严格按照分类方案和归档范围、各类档案的形成规律,按时收集纸质载体及照片、电子文件等具有保存价值的档案资料；并运用事前提醒、事中跟进、事后督促、登门寻求等形式加强督导,确保档案完整率和归档率保持在较高水平。其中,任城分局分六个部分整理编写了全宗卷。

抓重点档案门类资源建设。市公安局成功推出了济宁公安机关专业卷(经侦、刑侦)立卷比武竞赛活动。组织各县市区公安局、各直属分局经侦、刑侦部门广泛参与,现场竞技,当场打分,有力地提高了基层办案部门和民警的档案意识,以及专业档案立卷归档工作的能力和水平,对其他门类档案的资源建设起到了良好的示范引领作用。

硬件软件建设相结合

济宁市公安局将档案信息化建设纳入机关信息化建设总体规划和目标,强力推进全市公安机关档案管理“两网”(局域网涉密档案综合管理系统和公安网非涉密档案信息查询利用系统)、“两化(存量数字化,增量电子化)”建设,将公安档案信息化建设资金纳入2015年度预算,由指挥中心会同装财、信通、科技、审计等部门,通过政府采购等方式,合理采购了公安档案管理软件及设备,成为全省第二家完成档案信息化“两网”建设的单位。

济宁公安机关旧版档案管理系统中的数据全部安全迁移至新版档案管理系统,共迁移文书、专业、声像、实物、会计等各类数据13万余条目录信息,并针对新建系统应用工作,为各地各级专兼职档案员举办相关业务培训35次,为下一步的“两化”建设打下了坚实的基础。

今年初,济宁公安机关集中开展了2015年度档案立卷归档工作,通过下发通知、专题部署、集中培训等多种方式,要求各县市区、市局局属各警种部门全面推广应用新系统,专兼职档案员人人会用熟用,归档档案全部录入新系统。同时,按照“存量数字化”要求,积极创造资金等条件,全面部署推进室藏传统载体档案数字化扫描加工工作。去年,市公安局完成室藏档案30%的扫描加工任务,获评档案工作科学化管理示范、先进单位的县市区和2016年正在开展示范、先进单位创建工作的县市区也要同步完成30%的扫描加工任务。

做好档案资源开发利用

针对影响基层公安档案发展的硬件与管理方面的瓶颈性问题,市公安局从2014年下半年起将派出所档案建设纳入全市公安工作重点半年观摩项目,作为基础信息化的内容之一加以考核。通过三次现场观摩,有力地推动了基层公安档案工作提档升级。

各县市区先后投入资金100余万元,新建、改建派出所用房1000余平方米,添置档案设备15套,派出所档案工作长期“不被重视、不被过问”的被动局面彻底打破。结合业务办公用房的改善和派出所的改造升级,部分县市区新建了高标准的档案库房,能容纳本单位全部档案,满足未来开展档案工作的需求,实现库房、办公室、阅卷室三室分设,布局合理,便于工作。多数地方档案库房“九防”设施齐全,设置了密集架,档案装具符合标准。其中,汶上配置了数据密集架。微山、邹城、金乡等许多派出所新上了密集架,梁山、鱼台、高新区等地也积极开展这项工作。同时,各地普遍加强了档案备份管理和保密措施,有效防止档案毁失和失泄密事件的发生。

济宁市县公安机关严格按照国家标准整理各种门类、各种载体档案,做到分类科学、整理规范；按照要求编制各种门类、各种载体档案的检索工具；建立全宗卷,材料齐全,整理规范；认真编写机关大事记、年鉴等,并配合机关中心工作、领导决策及社会需求等编制优质档案编研材料。其中,市公安局档案管理部门充分挖掘档案资源,结合市局警营文化建设,开展丰富多样的档案文化建设,以档案为元素加工、生产各种类型、形式、载体的档案文化产品,达到感染人、教育人、鼓舞人的目的。

2015年度国际档案日,市局组织各县市区局和各警种部门,综合运用图片、展板、实物等形式,充分展示公安机关历史沿革、发展历程及现实成绩,宣传公安档案文化,提高公安机关内部和全社会档案意识。同时,编制优质档案编研材料,如《济宁市志》公安篇、《山东公安年鉴》济宁公安篇、《中共济宁年鉴》公安篇、《济宁年鉴》公安篇、《济宁改革开放实录》公安篇等,有效记录留存下了公安机关忠诚奉献的优秀业绩。此外,结合年内重大警务活动,选择恰当主题,撰写具有公安特色的档案文章和宣传材料,重新发掘利用珍贵历史资料的新价值。其中,《守望历史留住记忆——市公安局档案工作掠影》、《档案拾遗——110·30年:辉煌而坚韧的发展历程》等档案文章在公安网刊登后,受到普遍好评。

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