档案信息自动化管理探析

◎张磊

加快档案信息自动化系统建设,是实现档案工作现代化,提高档案系统整体功能的物质技术基础和重要手段。

加强对档案信息自动化系统管理,一是要积极进取,开拓创新,争取条件采用先进技术；二是要充分掌握系统的综合性、系统性、统一性,统筹兼顾,全面安排,调动各方面的积极性；三是要从现实出发,循序渐进。

如何提高应用水平,需要深入考察与自动化系统相关的诸多方面的情况及变化趋势,分析存在的问题,寻求解决的途径。

一是提高档案标准化、规范化水平。档案信息自动化的内涵包括档案工作的各个方面和各个环节,其中首要的是档案业务要规范,档案标准要建立健全和真正实施。档案标准和规范本身也是一个系统工程,要推进档案自动化建设,必须抓好档案标准化、规范化,掌握好两者相辅相成、互相促进的辩证关系。

二是着眼于提高系统的整体水平。根据系统论思想和集成化要求,档案信息自动化建设的着眼点应是整个系统,组成系统的纵向和横向的各个节点都应达到一定水平,并通过网络加以联通,这样才能发挥整体优势,提高系统的综合能力。

三是有重点地抓好数据库建设。实现由文件处理向信息管理系统的过渡,关键在于数据库建设。建立数据库系统是一项长期的任务,要经过由低到高、由单个到群体的循序渐进过程。必须领导重视,统一认识,坚持计算机技术人员同档案业务人员协同配合,面向应用,突出重点,由单一库向系统库发展。

四是改进管理运行体制。档案信息自动化系统的管理体制,要使高度集中管理和方便使用相结合。下决心解决分散现象,从管理制度上保证业务技术规范、标准,硬软件的选用,上下各个层次和各专业办公自动化等都应纳入统一的档案信息自动化系统管理之中,实行集中统一管理,不能各行其是自建系统,造成信息分割和资源浪费。

五是重视人才管理和教育。推进档案信息自动化的关键是人才。加强培养教育,造就一大批复合型人才的重要性,已被广泛关注。要有针对性地对他们进行政治思想教育,培育其事业心和奉献精神；有计划组织进修,掌握信息技术的新知识；在工作条件和生活待遇上给予关心和照顾,解除其后顾之忧。

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