更新档案管理理念 实现档案管理科学化

蒲大洲

随着各项改革的不断深入,人事制度改革也正在如火如荼地展开。要如何顺应时代发展的需求、满足社会的要求,就必须不断地调整人事档案管理的方式方法等。

转型期,人事档案管理存在的问题为:交接手续不严、重视程度不足,对档案的处理速度不及时,宣传措施不到位,对重要性的认识不足,管理手段落后。

档案是对个人信息的详细记载和真实反映,因此,加强各级单位的人事档案管理对整个工作的开展具有重要的意义,充分利用档案的信息加强管理,针对以上的问题,主要可以从以下几个方面进行思考,采取有针对性的对策:

按照程序进行交接:人事档案的交接是一项非常细致认真的工作,其有严格的程序,必须按照程序进行,尤其是在进行档案交接过程中,首先要对所负责的档案进行一次彻底且全面的清查,保证相符性；对出借的档案要及时的收回,对无法收回的档案要标明原因以及催还情况；对一些零散的材料要进行细致的整理,及时存档；最后进行移交,标明移交的时间,地点等详细信息,完成交接工作。

档案管理意识的提高:档案管理是单位管理的重要组成部分,必须严格按照档案的管理程序进行管理,加强单位相关管理人员的档案意识,增加档案管理的软硬件设施,引进先进的管理技术,采取最新的管理手段,从根本上保障档案资料的准确,确保及时归档。不断地完善档案管理制度,确保档案资料齐全,内容真实可靠。

建立健全规章制度:建立完善的管理秩序,档案的任何改动都要明确入档,都要做好登记工作。由于不可抗因素造成的档案资料无法完成收集或者记录的情况,一定要进行明确的解释,便于后期查找。

积极宣传:针对目前我国各级单位档案管理人员对其重要性认识不足的现状,可以采取加大宣传力度,提高管理人员的责任感,宣传是工作开展的基础,必须加大宣传,加强管理人员的事业心,责任感,对收集的资料要进行认真的核实,确保入档的资料完整、真实、确保质量。

增强职工对档案资料的重要性认识:增强对其重要性的认识,使其充分认识到人事档案的重要性；加强对人事档案的规范化管理,保证每个环节工作科学规范；加强档案的收集和完善,及时的补充材料,增强其利用价值。

加快信息化进程,提高工作效率:随着科技的发展,现代技术在档案管理中发挥了重要的作用,必须加大现代技术的投入,实现网络化管理,这就需要尽快的建立人事档案数据库,实现管理的现代化,科学化,在一定的范围内实行信息公开化、透明化。从目前的管理现状来看,我国的各级单位人事档案管理现代化水平较高,档案信息化、数据化的水平有了较大地提高。

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