关于如何做好办公室事务工作的探索

李瑛淑 李忠杰

办公室人员在现代管理中起着参与政务、管理事务的作用。办事人员必须具备强烈的责任感和使命感，良好的思想文化和职业道德素养，这样才能真正提高办事工作的质量和水平。

一、办好领导交办的事

接受工作任务“三要素”。一是办什么事；二是何时完成；三是注意工作质量。

优化办事成果的“三比较”。办事的目的是为了获得好的结果。优化办事成果，要进行三个方面的比较，这就是“利利相交取于大，利弊相交取于利，弊弊相交取于小”。

把握好办事的“三形式”。办事可能出现三种形式：一是单一办事。在同一时间内完成一项工作任务。二是交叉办事。同时受领两项工作任务或者两位领导分别赋予不同任务，需要在同一时间或交叉时间内完成。三是穿插办事。三项以上工作任务穿插在同一时间流程中进行。

检验办事效率的“三标准”。办事人员完成领导交办工作后，要进行工作效率自我检验：一是工作质量是不是达到了领导要求的条件，是否潜在问题和漏洞。二是工作速度有没有超过工作时限，是否浪费拖延时间。三是对社会和群众的影响，办事全过程对社会、群众有没有不良影响。

向领导交差的“三注意”。工作任务全部结束，或告一段落，应向赋予任务的领导汇报完成任务的效果、时间，讲明存在和可能出现的问题，以及对后续工作的看法等。要注意三点：不失真；不吹嘘；不邀利。

二、办好请办的事

做好请办工作的基本要求是办事人员和部门事先搞好情况调查和了解，认真地进行分析研究，提出可行的工作建议，并且通过科学的请办方式和程序，使领导对请办建议表示赞同或者赏识，以体现出办事人员在请办工作中的参谋助手作用。

办好请办的事关键：一是精心准备，提出合理建议。二是讲究方法，选择适当形式。三是注重程序，坚持逐级请办。四是提高艺术，优化请办效果。五是以缓应急，避免紧张出错。

三、办事要强化五种意识

自我意识。自我意识是指对自身和所处环境关系的认识和感受，它是办事人员现代意识的内容之一。要具有较强的主动性、能动性和应有的思考独立性。作为一个办事人员，应该锻炼和培养自己的独立思考和独当一面的能力，以便在领导决策前为之提供有效的依据，在领导决策后正确领会并执行其意图。

信息意识。办事人员必须具备敏锐的洞察力，而敏锐洞察力的形成又是以丰富的知识为基础的。办事人员丰富的知识不仅指书本上所学的自然科学和社会科学知识，而且包括对单位现状和前景的深研，对基层工作和民意的了解，这些都有助于办事人员对信息的发掘和掌握。

超前意识。办事人员科学、准确的超前意识，对领导决策发挥积极的推动作用。参与意识和效率观念则是办事人员树立超前意识的前提。一是必须具备强烈的责任感和使命感，积极主动地参与领导的工作，不仅满足于为领导服务、对领导负责，还要意识到自己的工作是全局性活动的一部分。二是有强烈的时间观念和效率观念，掌握最新信息，并据此对事物的发展做出正确的判断、推理和科学的预测、合理的评估，为领导决策提供参考。

创新意识。在新形势下，要发挥办事人员的创造性，就要发挥他们的主观能动性，大胆地让他们出点子、想办法，分担领导的一些具体工作，做领导名副其实的参谋和助手；领导同志也应该给办事人员以充分的信任和支持，不要仅在收发文本或文字材料上提要求，而应给他们在其它方面提供锻炼和创新的机会。

责任意识。只有树立较强的责任意识，办事人员才能随时随地注意维护单位的形象和声誉，做到工作认真、态度端正、处事果断，在任何人面前、在处理任何事上，都表现出良好的思想文化和职业道德素养，才能真正提高办事工作的质量和水平。

（作者单位：莒县文心宾馆） 

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