不断提高档案服务水平

陈修英

档案的数量和质量在一定程度上反映了一个单位的管理水平、发展记忆和文化存留。信息化已是当今世界发展的必然趋势，加强档案信息化建设，是加快学校档案管理现代化的客观要求，也是学校提高档案服务水平的必由之路。

学校档案管理信息化，具有重要的现实意义。一是有利于提高档案利用效率。通过档案信息化建设，不仅使档案管理者可以通过计算机直接管理、检索档案，而且可以采用网络传输等方式，使更多利用者可以在更大空间和范围内方便地查询、利用档案，更好地发挥档案价值。二是有利于提升档案服务水平。通过档案信息化建设，使档案机构从档案实体保管中心转变为信息资源中心，从而推动档案工作从为单纯机构或部门服务扩展到为公众和社会、个人服务。三是有利于降低档案管理成本。电子化存储密度大，占用空间少，便于保管和查阅，特别是在信息的整理、利用过程中可节省大量的劳动和经费。

学校档案管理目前存在的问题。一是缺乏档案信息化建设必要性的认识。特别是学校决策者对档案信息化建设的重视程度还有待加强，认为档案工作不过是“文件的收集和储存”，没有意识到学校档案中蕴涵的大量人员、教学、招生信息是学校的宝贵财富和重要资源，没有意识到通过积极的挖掘、整理、利用档案也能为学校带来巨大效益。二是缺乏对档案信息化能力的准备。档案具体管理者的业务知识水平与档案信息化建设的要求还有差距；学校档案管理部门信息化建设投入不足，还不能满足档案信息化建设的需求。三是档案信息化建设标准缺失。档案信息化建设的标准化水平偏低，档案管理软件和数据没有统一标准，数据的完整性差；已建成数据利用率低，基本上是作为校内部门应用，资源共享的机制尚未形成。

加强档案信息化建设的建议。一是建立科学的档案信息化管理理念。学校档案工作的实践者与管理者必须树立科学的管理观念，摆脱传统思维的束缚，将档案管理理念从保管转移到开发、利用、服务上来，真正认识到档案信息化对学校建设和发展所具有的现实和潜在意义，最大程度上确保档案信息化管理的正确方向。二是加强学校档案管理基础设施建设。这就要求学校将档案信息化建设列入学校信息化建设的整体规划，配备必要的软、硬件设施；在抓好信息应用的同时，必须要在制度、设施、人员、管理上建立健全档案信息的安全保密机制，确保信息的安全可靠。三是提高学校档案管理人员的专业业务素质。学校档案工作要注重计算机教学部门的技术优势与档案管理部门的资源优势相联合；加强档案工作者的职前、职后培训，从而有利于现实工作效率提高和档案工作长期发展。

（作者单位：日照市教育局） 

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