浅谈人事档案管理中存在的问题及对策

陈成捷

人事档案是组织人事部门按照党的干部政策在培养、选拔和任用干部等工作中形成的记载干部个人经历、政治思想、品德作风、业务能力、工作表现、工作业绩等内容的文字材料，并按有关规定进行整理后组成的，是考察了解和正确选拔使用干部的重要依据。

一、目前人事档案管理存在的主要问题

人事档案制度自20世纪50年代产生以来，作为一项常规性的公共管理工具对中国的信用建设、干部管理、国家安全、福利分配等方面作出了不可磨灭的制度性贡献。但随着改革开放的进程加快和社会主义市场经济的纵深推进，传统人事档案制度的身份性和体制性弊端也显露无遗。因此，传统人事档案制度必将走向终结，新的、科学的人事档案制度必将走向前台。人事档案及其制度的公共政策创新必须沿着契约化、社会化、电子化和法制化的方向发展，也就是说契约化、社会化、电子化、法制化是人事档案制度创新的必然路径。

二、人事档案管理问题形成的原因

一是收集的对象范围太窄。一些单位的人事部门只关注收集单位主要领导人及高层干部的材料，而忽视了广大普通职工的材料收集，造成了领导干部的材料多，普通职工的材料少的现象。

二是管理不规范。在《干部档案整理工作细则》中曾明确要求整理工作做到“认真鉴别、分类准确、编排有序、目录清楚、装订整齐。”通过整理使每一个档案达到完整、真实、精练、实用的目的。把个人材料归档成册是人事档案规范的基本前提，许多单位在这个方面做得非常欠缺。

三是员工人事档案意识淡薄。有个别是员工对于自己的人事档案不够重视或根本不重视，认为人事档案是“身外之物”，可有可无，认为人事档案根本不影响自己的发展，有意无意地就遗弃了档案。

三、完善人事档案管理的对策

一是提高档案管理人员的素质。主管部门应定期组织培训业务知识，让他们掌握新的知识和先进的管理技术，进一步了解管理档案的重要性，增强责任心，提高档案管理的技术水平。

二是注重人事档案材料收集。提高人事档案管理质量，收集人事档案材料是人事档案工作的基础，档案管理人员必须及时收集与档案有关的各种材料，认真整理，细致鉴别，做到取之有据。对不符合归档要求的材料及时进行处理，手续不全的材料要退回形成材料的部门进行补办，确保材料齐全完整、手续完备，保证人事档案的权威性、准确性和真实性。

三是健全制度，进一步规范档案资料管理。建立健全档案工作目标管理考核制度和责任追求制度，严格手续，做到转入、转出、接收材料有登记，查阅、借阅档案有登记，利用方便，提供准确，有效地制约造成档案泄密、涂改等人为因素，对档案管理中出现问题的，实行责任追究，保证档案管理规范有序。

四是加强人事档案管理现代化和信息化建设。人事档案是人才信息资源库，合理利用各种资源，使其最大限度地发挥作用，必须把先进的科学技术手段应用于人事档案管理，以达到提高工作效率和延长人事档案寿命的目的。

（作者单位：日照市自来水公司） 

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