新形式下如何加强城市排水设施档案科学管理

袁 嵘

城市排水设施建设是城市建设的一部份。档案是工程项目的重要组成部分，是工程建设的凭证性和基础性文件材料，是一个主体单位永久保存的法律性原始凭证。只有规范档案管理，明确归档范围，保证档案的齐全、完整，才能为主体工程管理打下良好的基础。

当前，国内现行的城市排水设施档案管理信息化、电子化等方面问题日益突出，已成为档案管理工作发展中迫切需要解决的问题。城市排水设施档案科学建设要依靠现代化的科学手段支持档案管理工作，档案信息的科技含量将大大增加，档案检索方式将更加便捷而有效。档案信息资源将被大力开发，以满足城市规划建设的需求，为城市建设提供服务广阔的领域。

现行的排水设施建设过程中，会产生大量的照片、电子文件等，这些特殊的文件材料反映了城市建设的过程，城市建设档案来源分散、内容繁杂、数量庞大，给做好收集工作带来很大的困难。如何解决这些繁重的收集、归档文件成为实现城市排水设施档案管理的首要问题。加强城市排水设施档案科学化建设，将城市排水设施档案管理纳入现代化管理轨道，加快实现档案由传统的手工管理模式向现代化、信息化管理模式的转变。结合城市排水设施管理特点，利用计算机存储相关图纸和文字资料，通过网络实现档案信息共享，及时、准确、完整地提供城市排水设施档案管理信息，为城市规划建设辅助决策提供便捷、高效依据。可见，如何实现城市排水设施档案信息化、科学化管理是城市水资源环境管理科学较快发展亟待解决的问题。

一是明确档案管理的主体，确保一手档案资料真实、齐全。收集整理材料的阶段性，排水设施施工部门先出图再施工，以最快、最有效的方式向维修排水设施部门提供准确、完整的档案资料。这就需要前期充分掌握排水设施档案形成的自然规律，认真核实、登记，造册立卷，保证做到案卷质量的完整、准确，并认真地分析和研究文件材料，抓好第一手文件资料的收集工作。

二是逐步实现档案建设的规范化、系统化、信息化。现行的排水设施建设过程中，除了传统的纸质文件外，还会产生许多照片、电子文件等，这些特殊的文件材料反映了城市规划的过程，是工程项目档案不可缺少的组成部分，在收集时按照国家相关规范进行系统化整理和编目，科学分类，合理组卷，不能疏忽遗漏，把握归档文件的系统性，逐步形成电子档案信息化管理。

三是做好档案人员业务培训。档案人员要学习掌握档案理论知识和熟悉与档案工作相关的文化、理论与科学技术。在继承传统的基础上，熟悉运用信息化管理的理念和技能，科学探索档案工作发展中出现的新情况、新问题，用先进的观念和技术解决新问题，科学发展排水档案管理建设。

四是形成城市排水设施档案信息化。利用计算机网络系统建立档案信息数据库，包括城市地理信息数据库和城市排水设施档案信息数据库。建立档案信息管理系统，利用GIS软件，建立对地理信息、城市排水设施档案信息等数据的综合管理、应用系统，实现排水设施档案信息化、科学化管理，促进城市排水科学管理发展。

(作者单位：日照市城市排水管理处) 

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