浅析如何加强企事业单位职工档案管理工作

袁 嵘

在现代企事业单位管理中，人事档案的作用越显重要。人事档案管理部门可以为职工个人提供办理护照、提供婚姻状况证明；为流动人员提供身份认定和办理社会保险；根据档案确定退休年龄；根据档案中从事有毒、有害工作的年限推算提前退休年龄；代为缴纳职工的养老保险、失业保险和大病医疗统筹、工资调整；出具与人事档案有关的证明材料等。

一、加强档案管理的理解认识

档案的存在是一种社会现象，它的产生是一个漫长的历史过程，它是以一种实体存在并且其中有一部分要永久保存下去，以为后者积蓄历史价值。维护职工档案的完整与安全是整个档案管理工作中各项业务环节的共同任务。从一定意义上讲，维护职工档案的完整与安全，更是档案管理工作中心任务，这是因为档案管理工作这个环节，是实现维护完整和安全的重点环节和主要手段。从实质上来讲，档案管理工作也是人们向一切可能损毁档案的社会的、自然的不当因素作斗争的工作过程。

二、职工档案管理的发展趋势

新型的职工管理制度如人事代理制应运而生，人事管理变成了一种社会化的活动。作为人事管理重要组成部分的职工档案工作，也必然具有这种社会化的性质。从管理机构来说，不像计划经济时代仅有各单位内部职工档案管理机构，只收集管理本单位职工档案，市场经济条件下已建立了具有较强社会性的职工档案管理机构。

职工档案管理机构、管理对象和服务对象的社会性，决定了职工档案来源的广泛性和内容结构的复杂性。在传统人事档案管理中，职工档案收集、处理和提供利用往往由各单位内部人事机构行使，该机构职工档案来源单一，仅限于本机构职工，内容也较简单；而社会化的职工档案管理机构，其来源广泛，可以来自该社区范围内各类职工，又由于职工身份不同，集中起来显得人员复杂，其档案内容也丰富多样。

三、加强职工档案管理的建议及对策

一是建立与市场经济发展相适应的企业职工档案管理体制，以适应经济发展和新型劳动力市场发展的需要，由现在的多头分散管理逐步过渡为集中统一管理。劳动保障行政部门与档案行政管理部门尽快制定企业职工档案管理办法，明确企业职工档案管理范围、内容、方式、标准等。

二是各级劳动保障行政部门要高度重视企业职工档案管理。制定规范有效的管理制度，定期检查，发现问题，及时解决，定期对档案管理人员进行业务培训，提高档案管理人员业务水平。针对目前企业职工档案管理存在的问题，在规定时期内对所有企业职工档案进行全面的清理、规范，确保职工档案的完整、真实、准确。

三是使企业职工档案管理更加规范化、科学化。有条件的地区要利用计算机网络技术，逐步建立职工个人档案与养老保险、失业保险、生育保险、医疗保险、再就业等系统化管理体系，通过科学的管理，为企业提供便利的服务，有效地保障职工和企业利益，充分发挥劳动保障部门的服务职能，提高办事效率，使档案管理工作科学规范化。实施“以我为主”的立卷归档原则是推进档案工作规范化、标准化是实现档案管理现代化的重要环节。

(作者单位：日照市城市排水管理处) 

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