关于广德县综合档案馆档案信息化建设的思考与建议

县政协文史资料委员会 尹宏斌

随着广德县经济社会的飞速发展，人们对社会信息的需求日渐增长，信息资源的开发已成为一项势在必行的重要工作。档案信息资源是社会信息系统的重要组成部分已得到广泛认同，其作为一种重要的信息资源，值得我们档案工作人员下大力气做好开发利用工作。

就做好广德县综合档案馆的档案信息化建设，我认为可以从以下几个方面入手：

一、丰富优化馆藏，是档案信息化建设的基石

丰富和优化馆藏是档案馆工作的永恒主题。要进行档案的信息化建设，馆藏档案是基础。县档案馆成立于1958年，现存108个全宗，189个立档单位，共5个门类档案资料，多为文书档案。从其档案总数量上来看有10万余卷、册左右（因档案馆库房问题近30多年档案无法进馆），但从其内容质量上来说少了，还远远不够丰富。在信息高度需求的今天，馆藏质量是档案信息化建设的最基本因素，其内容的优劣将直接影响档案信息的质量。这包括两个方面：一方面，是馆藏门类不全，内容单一；另一方面，以前进馆的档案重复保存现象普遍，加上归档范围的执行不够好，使馆藏量庞大、臃肿，影响了馆藏质量的优化。这两个方面的问题，值得我们档案工作人员下大力气解决好。档案信息资源是为社会政治、经济、文化等各方面提供服务的，因此利用者需要的就是我们所要做的。丰富和优化馆藏必须“老调重弹"，一方面，严格执行档案的归档范围和进馆档案范围，整合档案资源；另一方面，扩大档案进馆的门类内容，为档案馆藏加入地方特色、人物特色，并可有选择地提供有偿代管业务。

二、馆藏档案的数字化，是档案信息化建设的保证

档案要作为信息来进行交流，档案的检索工具就成了档案信息交流这列快车的引擎。档案信息的数量非常庞大，只有通过检索来实现对档案信息的利用，编制科学、规范的档案检索系统是快速、有效地查找档案的保证，是档案信息化建设的必备条件，是信息高速公路上的一只闪亮的路标。然而，对一个馆藏量在10万卷左右的县级档案馆来说，要想三年完成目录著录工作，就要平均一天完成160卷、约为2000余条的档案著录工作，这在现实中难以想象。因此，为了尽早完成这一工作，人力、物力的配合是不能少的。现在利用购买社会化服务成为现实，这就大大加快了我们迈入信息化社会的步伐。以计算机为主的现代信息技术设备的不断增置，及早建立馆内局域网，迅速提升馆内业务管理的自动化能力；并在此基础上，充分发挥人力、物力的作用，积极推进以机检目录输入为主的各项基础性工作，使馆藏档案有计划地实现档案信息数字化和馆藏的局域虚拟化，是最终实现档案信息化建设的最有效基础和保证。

三、档案服务网络化，是档案信息化建设的必由之路

社会的发展要求信息的提供须全面、完整、具有时效性，要做到这一点，则必须借助于现代化的设备和现代化的技术，来构建档案信息交流网络。一方面要利用多媒体技术，设计网页，建立网站，公布一部分档案，向社会宣传、介绍自己的馆藏，让社会及时了解到档案的性质和内容；另一方面提供档案信息查询的网络体系，构建由各个档案馆局域网组成的全国范围的档案信息网络，来完成这一功能，并逐步扩展到全文数据的应用，同时注意解决档案信息上网的安全性，提供安全可靠、可共享、可对话且具有特色的网上服务，最终实现档案馆信息资源共享。

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