浅析社会保险档案管理

窦枝虎

作为社会保险业务办理过程中至关重要的一个工作环节，强化社保档案管理不仅能够使得参保企业或个体的基本社会权益得到有效的保障，以此实现社保档案信息的共享，提升社保档案文件的使用效率，进而提升社保档案管理团队领导者的管理能力。除此之外，作为我国档案资源系统众多组成部分中至关重要的一部分，这就要求社保档案管理人员严格按照相关规章制度进行社保档案的管理工作，并在实际工作中不断提高工作能力，积极规范社保档案管理工作，以此实现我国社会保险业务的可持续发展。

一、社保档案管理现存问题简析

（一）社保档案管理重视程度不足。近年来，随着社会经济水平的迅速发展，参与保险业务的人数逐年增长，社保档案管理的工作强度不断增大。但实际上，在大部分社会保险单位中，普遍存在档案管理制度落后、管理人员能力不足、管理经费投入不足、重视程度不足的问题，严重制约了我国社保档案管理的发展。

（二）社保档案管理能力水平不高。现如今，在大多数社会保险单位的档案管理工作中普遍存在着管理能力不高、管理方式落后、管理理念不够先进的问题，并没有将现如今普遍使用的电子计算机、网络通讯技术等高科技产物与社保档案管理工作结合起来，再加上从事社保档案管理的工作人员其专业素养以及管理能力也都存在着不足之处，使得社保档案管理能力不能得到实质性的提升。

（三）社保档案管理规范标准缺乏。虽然颁布的相关法律法规在一定程度上能起到规范社保档案管理的作用，但其并没有对档案管理的具体工作流程进行规范性的统一，如社保档案的收集、社保档案的整理等，这样就会使得在实际工作中，常会发生社保档案分类不明、社保档案保存期限不当、社保档案处置不力、社保档案管理体制不规范等问题。

二、强化社保档案管理措施

（一）加强领导建设、充分发挥带头作用。一是积极做到社保档案管理工作的目标明确、职责划分明确，将社保档案管理工作具体到每个管理部门和具体工作人员，以此确保档案管理工作能够从源头上实现准确无误的进行。二是要充分发挥团队领导的积极带头作用，以此引领社保单位的全体员工能够在整体管理水平上得到实质性的提升。三是团队领导要加强与社保档案管理员工进行沟通与交流，使得社保档案管理员工能领会团队领导的管理理念，以此能够实现社保档案管理工作有条不紊地进行。

（二）加强制度建设、提高员工专业素养。一是积极建立完整且系统的内部管理体制，认真明确社保档案管理工作中的各项具体要求。在进行社保电子档案数据库的建设、社保档案材料与信息的规划、相关保险业务缴费额度的设立、社保档案的归纳、存放与复核时，应做到责任到家、认真核查，进而使得社保档案管理工作能够做到有条不紊、档案信息全面无误。二是不断加强社保档案管理团队的基础建设，基于社保档案管理工作的复杂性、庞大性及动态性，这也就要求从事社保档案管理工作的员工其专业素养与管理能力都应达到相关要求，方可准确无误地完成社保档案的管理工作。

（三）完善电子档案、积极建立服务平台。社保单位一定要紧随时代潮流，逐步建立系统且完整的社保电子档案数据库，并在此基础上不断增强社保电子档案信息的搜索查询功能，以此使得社保电子档案数据库的完整性和功能性得到充分的体现。同时，社保单位还应主动完成社保电子档案的备份管理工作，以此确保电子档案的真实性与安全程度。除此之外，在实际工作过程中，社保单位还应积极打造出适合当地的突出体现社保档案管理服务功能的公众平台，如智能查询、手动查询、屏幕触摸式查询、网络查询等平台，以此从根本上提升社保档案管理的功能性，从而将社保档案管理工作为人民服务的本质得到充分的体现。

（作者单位：定远县社会保险基金征缴管理中心）

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